POZOR, ÚZ Archivace k tomuto webináři zasíláme POŠTOU. Pokud ji chcete zaslat na jinou adresu, napište nám tuto informaci do pole "poznámka". Prosíme, uveďte, zda se jedná o pobočku firmy či bydliště - kvůli správnému formátu adresy.
Webinář určen – všem skupinám původců (s ohledem na současné legislativní požadavky s větším důrazem na povinnosti veřejnoprávních původců, správu digitálních dokumentů a elektronické systémy spisové služby).
Cílem webináře je seznámit zájemce s konkrétními postupy v oblasti správy dokumentů, spisové služby a archivnictví, které umožní naplnění aktuální platné legislativy.
1. Základní legislativa: zejména zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, v platném znění, prováděcí vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, v platném znění, národní standard pro elektronické systémy spisové služby 2023. Další předpisy, které mají dopad na správu dokumentů a vedení spisové služby, včetně evropských nařízení eIDAS a GDPR. Ochrana osobních údajů ve spisové službě.
2. Úvod do problematiky, základní terminologie.
3. Rozdělení původců dle zákona 499/2004 Sb. a povinnosti, které z toho plynou; povinnosti komerčních spisoven.
4. Spisová služba v listinné i elektronické podobě: operace související s příjmem, evidencí, zpracováním, vyřizováním dokumentů; tvorba spisu a práce s ním; samostatné evidence dokumentů (např. účetní systémy). Elektronické systémy spisové služby a jejich implementace v organizaci.
5. Práce s digitálními dokumenty (konverze, převody; návaznost na informační systém datových schránek; elektronické faktury; uchovávání digitálních dokumentů).
6. Ukládání analogových dokumentů (podoba a vybavení spisoven).
7. Vyřazování spisů a dokumentů a výběr archiválií ve skartačním i mimo skartační řízení. Národní digitální archiv, národní archivní portál, postup elektronického skartačního řízení s možností praktické ukázky. Výběr informací a digitálních dokumentů mimo elektronické systémy spisové služby.
8. Spisový řád a další normy pro správu dokumentů: povinné náležitosti, návod na sestavení, spisový a skartační plán, skartační znaky a lhůty.
9. Nejčastější chyby při správě dokumentů a ve spisové službě.
10. Kontroly a dohled ve spisové službě.
11. Diskuze, zodpovídání dotazů.
Účastníci obdrží aktuální ÚZ Archivnictví a spisová služba a materiál připravený lektorkou pro danou problematiku.